Aunque ya se comienza a hablar de la industria 5.0, lo cierto es que muchas empresas aún no han completado su transición hacia la industria 4.0. Existe una variedad de herramientas disponibles para la transformación digital y la mejora de procesos de las pequeñas y medianas empresas, pero en muchos casos aún hay desconocimiento o reticencias en su aplicación.
La programación estratégica y la forma de trabajar de las empresas a nivel mundial se han visto afectadas por la volatilidad e incertidumbre del mercado actual. En este contexto, los negocios están cambiando drásticamente su forma de operar. La adaptación efectiva a los cambios y la mejora continua de procesos tanto a nivel corporativo como a nivel de los pequeños negocios se están convirtiendo en fundamentales para mantener la competitividad.
Metodologías Ágiles
Existen métodos probados que pueden servir para fomentar la productividad, rapidez de respuesta y eficiencia de los negocios. Su aplicación reduce riesgos y ayuda a gestionar de forma ágil los proyectos de una empresa.
Las metodologías ágiles se asocian muchas veces a grandes corporaciones, pero también pueden aportar grandes beneficios a las pequeñas y medianas empresas. Permiten a los equipos de trabajo actuar de manera alineada, con un propósito claro y una aplicación coherente de acciones que permiten alcanzar un producto o servicio de calidad.
Desarrollar una mentalidad agile requiere de un compromiso por parte de la empresa y sus empleados y empleadas; puesto que la resistencia al cambio es un factor que se debe considerar. Se requiere también un liderazgo convencido o con deseos de aprender que asuma la responsabilidad de aplicar las metodologías ágiles en sus modelos de trabajo.
¿Cuántas metodologías ágiles existen?
Cuando hablamos de agile nos referimos a una metodología que sirve para la gestión de proyectos y que es muy recurrida para adecuar el trabajo en función de los requisitos del cliente y sus expectativas. Aunque originalmente nació en el mundo del desarrollo de software, gracias a la flexibilidad e inmediatez que proporciona, ha sido adoptada por distintas empresas incluyendo entidades de todo tipo, como por ejemplo las sanitarias, que han conseguido mejoras en los tiempos de atención a los pacientes y una notable optimización en la utilización de todos sus recursos.
Para aumentar la competitividad de una pyme también podemos valernos de las metodologías ágiles. Entre las metodologías más extendidas se encuentran Scrum y Kanban:
- Scrum: se basa en ciclos de desarrollo conocidos como Sprints. Se distingue de otros procesos Agile por las prácticas que ejecuta y los roles aplicados, tales como el Scrum Master, el Product Owner o el equipo de trabajo que suele estar compuesto por grupos de entre 3 y 9 miembros. Cuando desarrollamos proyectos, Scrum permite dividir todo en partes entregables que le aportan valor al cliente. Cuando el cliente da su visto bueno a cada entrega, el equipo continúa desarrollando las siguientes partes del proyecto. Scrum incrementa la productividad y reduce el tiempo de desarrollo de un proyecto.
- Kanban: La característica más destacable de Kanban es la ventaja que brinda al equipo para la visualización del proceso de trabajo. En un sólo vistazo cada uno de los miembros del equipo puede ver el trabajo que se tiene en curso, quién o quienes son los responsables, qué está terminado y en qué tareas hay cuellos de botella y requiere soluciones.
Transformación del comportamiento de los equipos en una PYME
La transición desde una metodología tradicional a una ágil permite mejorar la satisfacción del cliente, ahorra costes y facilita encontrar errores, incrementando la eficacia de los equipos de trabajo. Una herramienta muy recomendada en estos procesos es Trello, instrumento de gestión de proyectos basado en Kanban. Trello unifica todo en una tablero o pizarra digital y permite el trabajo colaborativo.
Su uso es gratuito y se puede dar de alta desde su web. Las plantillas plantillas que ofrece pueden editarse en función de las necesidades del equipo. En este caso, podemos ver seis columnas, todas editables, donde podemos eliminar o añadir las listas de tareas necesarias dependientes de cada persona de nuestro equipo.
Generalmente las listas de actividades o columnas pueden resumirse en tres grupos importantes: tareas pendientes, tareas en ejecución y tareas terminadas. Las actividades que deben desarrollar los miembros del equipo se escriben en tarjetas que se van colgando en las columnas y cuando se van terminando las tareas, las tarjetas que las contienen se van pasando de una lista a otra hasta acabar en la columna de tareas terminadas.
Por otro lado, Scrum puede servirnos para soportar proyectos de cualquier tipo y funciona para cualquier modelo de industria, lo que hace posible que una pyme pueda aprovechar Scrum como fundamento para desarrollar y ejecutar sus proyectos. Scrum permite la comunicación clara de los requerimientos de los clientes, sirve para dirigir las empresas de forma transparente y facilita la autogestión.
Las Oficinas Acelera pyme puestas en marcha en toda España por Red.es, entidad pública adscrita al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, cuentan con un presupuesto global de 23,8 millones de euros, de los cuales Red.es aportará hasta el 80% del presupuesto subvencionable y las entidades beneficiarias el resto. Las actuaciones están financiadas por el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia a través de los fondos Next Generation EU, en el marco de la agenda España Digital 2026 y el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025, cuya cuarta medida del eje de actuación “Digitalización básica para las PYMESs”, incluye la creación de una red de Oficinas Acelera pyme.
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