La segunda jornada celebrada el día de ayer, 16 de septiembre, en la seda de la Oficina Acelera Pyme (OAP) de Asime Vigo corrió a cargo de Aida Estévez de Como Darwin. La sesión centrada en las claves para mejorar la organización, la eficiencia y la productividad de las pequeñas y medianas empresas, llevó el titulo de “Empresas de Alto Rendimiento: cómo Microsoft 365 y Kanban eliminan los costes invisibles de tu gestión”.
A lo largo de la jornada, las empresas asistentes pudieron reflexionar sobre sus propios procesos internos, identificar posibles ineficiencias y conocer herramientas y metodologías destinadas a mejorar la coordinación de los equipos, eliminar cuellos de botella y avanzar hacia modelos de gestión más ágiles. La presentación planteaba cómo una empresa puede evolucionar sin necesidad de renunciar a sus recursos actuales, sino revisando su organización y aprovechando mejor los medios de los que ya dispone.
¿Qué caracteriza a una empresa de alto rendimiento?
Durante la sesión se explicó que una empresa de alto rendimiento es aquella capaz de mantener resultados financieros y operativos superiores durante un periodo prolongado, adaptándose de forma continua a los cambios del mercado y buscando un equilibrio entre eficiencia operativa, compromiso de las personas y satisfacción del cliente.
La ponente subrayó que no se trata únicamente de trabajar más o de incrementar la actividad, sino de organizar mejor los recursos disponibles, eliminar tareas que no aportan valor y conseguir que los procesos funcionen de forma más fluida.
Identificación y eliminación de cuellos de botella
La jornada también permitió comprender la importancia de analizar el flujo de trabajo completo y detectar los puntos en los que se acumulan tareas o se ralentiza la actividad.
Aída explicó el concepto de cuello de botella como aquella fase de un proceso que recibe más solicitudes de las que puede gestionar a su máxima capacidad. Estas situaciones generan interrupciones, retrasos, acumulación de trabajo y stock intermedio, afectando al rendimiento global de la organización.
A través de ejemplos y preguntas dirigidas a los asistentes, se reflexionó sobre cómo localizar estos puntos críticos en las propias empresas y qué cambios organizativos o tecnológicos pueden ayudar a reducirlos.
Microsoft Lists, Kanban y Planner para una gestión más visual
En la parte más práctica de la sesión se presentaron distintas herramientas de Microsoft 365 y metodologías ágiles para mejorar la organización de tareas y procesos.
Una de las protagonistas fue Microsoft Lists, que permite centralizar información y realizar un seguimiento más visual y estructurado de las actividades. Frente al uso de herramientas estáticas, como hojas de Excel utilizadas únicamente como registro, se explicó el valor de trabajar con sistemas dinámicos que faciliten la actualización de la información y la visibilidad del estado de cada tarea.
También se abordó el enfoque Kanban, basado en la representación visual del trabajo y en el seguimiento de las tareas a través de diferentes estados. Este sistema permite conocer qué está pendiente, qué se encuentra en proceso y qué trabajos ya se han completado, facilitando la detección de acumulaciones y bloqueos.
Asimismo, se mostró Microsoft Planner como una herramienta útil para organizar y coordinar tareas, no solo en entornos productivos, sino también en departamentos administrativos, de gestión o de soporte. Su aplicación permite distribuir responsabilidades, establecer fechas y realizar un seguimiento más claro de los trabajos pendientes.
Una jornada participativa y adaptada a la realidad de las empresas
Uno de los aspectos más destacados de la sesión fue su carácter interactivo. Aída Estévez invitó a los asistentes a analizar sus propios procesos, compartir cómo se organizan internamente y reflexionar sobre cuestiones como la distribución de responsabilidades, los organigramas, los flujos de trabajo y las dificultades que encuentran en su actividad diaria.
Este enfoque permitió que los contenidos se conectasen directamente con situaciones reales de las empresas participantes, haciendo visible que muchas mejoras no requieren necesariamente grandes inversiones, sino una revisión de la forma de trabajar, una mayor claridad organizativa y el uso adecuado de herramientas digitales.
La jornada puso de manifiesto que la transformación hacia una empresa de alto rendimiento pasa por combinar estrategia, organización, mejora continua, herramientas colaborativas y una gestión más eficiente de la información.
Colaboración entre la Oficina Acelera Pyme Asime Vigo y Como Darwin
Desde la Oficina Acelera Pyme Asime Vigo agradecemos a Aída Estévez y a Como Darwin su participación en esta jornada, así como su capacidad para acercar a las pymes metodologías y herramientas aplicables a la gestión diaria de sus negocios.
También agradecemos a las empresas asistentes su participación activa y su implicación en las dinámicas planteadas durante la sesión.
Recordamos que desde la Oficina Acelera pyme de Asime Vigo ponemos a disposición de pymes, autónomos y emprendedores servicios gratuitos de asesoramiento, acompañamiento e información para ayudarles a avanzar en sus procesos de digitalización y mejorar su competitividad.