Ahorro de costes y menos papel. Son algunas de las ventajas que ofrece la firma electrónica a las empresas. Pero, ¿cuáles son los pasos a seguir para transformar la forma en la que los negocios gestionan sus documentos y contratos?
Antes de nada ¡evalúa tus necesidades!
Por ejemplo, si firmas contratos con tu clientela de forma manual, necesitas imprimir documentos, enviarlos por correo, esperar la devolución firmada y luego archivarlos físicamente. Se trata de un proceso que puede tardar días o semanas. Por tanto, ¿cuál es la necesidad en este caso?: el proceso actual es lento y consume mucho tiempo.
Si es tu caso, el beneficio está claro: implementar la firma electrónica para reducir el tiempo de cierre de contratos de semanas a horas, ahorrar en costes de envío y papel, y mejorar la satisfacción del cliente al ofrecer una forma rápida de firmar documentos.
Selecciona un proveedor de firma electrónica
El segundo paso implica un proceso de investigación para asegurar que la plataforma elegida cumpla con los requisitos legales, técnicos y de seguridad de tu empresa, además de ser fácil de usar y rentable.
Entre otros aspectos, debes verificar que el proveedor pueda integrarse con los sistemas y software que ya utilizas, por ejemplo, CRM, ERP, sistemas de gestión documental, etc… Además, es recomendable optar por un proveedor que ofrezca un plan de precios basados en la cantidad de documentos firmados. Lo más aconsejable es utilizar pruebas gratuitas ofrecidas por los proveedores para evaluar la facilidad de uso y las funcionalidades.
Define el alcance del proyecto
Otro punto importante en el proceso es determinar dónde se implementará inicialmente la firma electrónica; es decir, qué áreas van a darle uso (ventas, recursos humanos, finanzas, etc…). Además, es importante establecer el tipo de documentos (contratos, acuerdos de confidencialidad, órdenes de compra…
Este paso asegura que todos los aspectos clave se consideren y que el proyecto se alinee con los objetivos estratégicos de la empresa.
Capacita al personal
Otro aspecto importante es organizar sesiones formativas sobre cómo usar la plataforma de firma electrónica. En este sentido, también puedes proporcionar manuales y tutoriales para resolver dudas.
Implementa procedimientos de seguridad
En las firmas electrónicas la seguridad es un aspecto esencial para proteger la información sensible, cumplir con las normativas legales y evitar fraudes. Por ello, debes implementar métodos de autenticación robustos y además debes asegurarte de que los documentos estén encriptados durante el envío y el almacenamiento.
De este modo, garantizas la autenticidad y confidencialidad de los documentos firmados electrónicamente.
Prueba el sistema
Este paso es crucial en la implementación de la firma electrónica, ya que permite solucionar problemas antes del despliegue completo. Para ello, puedes seleccionar a tres empleadxs para que envíen y firmen varios documentos simultáneamente para evaluar cómo el sistema maneja la carga.
Supervisión constante
El monitoreo es esencial para mantener la seguridad de un sistema de firma electrónica. Por eso, es importante medir el tiempo que tarda en procesar y firmar esos documentos. Esto permite trabajar con el proveedor para solucionar posibles incidentes y ajustar la configuración.
Al seguir un proceso estructurado de supervisión, recopilación de feedback, análisis, implementación de mejoras y capacitación continua, una empresa puede asegurarse de que su solución de firma electrónica cumpla con sus necesidades.
¡Ya sabes por dónde empezar! Implementar la firma electrónica transforma la forma en que una pequeña empresa gestiona sus documentos y contratos. Siguiendo estos pasos, tu negocio puede beneficiarse de un proceso más eficiente, seguro y moderno y, si necesitas que te echemos una mano, contáctanos hoy mismo de forma totalmente gratuita. ¡No esperes más y únete a la revolución digital!
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